New Workers Blog

Ich nutze Datev. Warum? Nicht, weil ich das möchte, sondern weil die meisten Steuerberater damit arbeiten (können). Bei Datev gibt es auch eine Cloudlösung, das “Unternehmen online“. Aus Sicht eines Freischaffenden im IT Umfeld ist das eine grausige Lösung, schlechte UX und wirklich furchtbare Menüs. Aber:

• Datev hat eine rechtssichere Online-Archivierung. D.h. ich kann meine Belege online ablegen. Ich habe noch diese alten Steuerordner mit ausgedruckten Belegen - ein Graus. Das gibt es nun nicht mehr.
• Unternehmen Online gibt zumindest die Möglichkeit, nach bestimmten Mustern Belege sinnvoll und arbeitssparend abzulegen. Bei mir sieht das konkret so aus:

1. Unternehmen Online hat mehrere E-Mail-Adressen, an die dich die Belege weiterleiten kann, wie z.B. Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Kreditkarte, Bar etc.
2. Wenn ich eine Rechnung versende, ist auf BCC immer die Ausgangsrechnungs-Adresse, damit ist der Beleg dann fertig für die Verbuchung.
3. Alle Eingangsrechnung, die überwiegend auch per E-Mail kommen, kann ich ebenfalls einfach weiterleiten.
4. Mit Google for Business habe ich Regeln eingestellt, die es möglich machen, die E-Mails zu identifizieren, die Steuerrelevant sind und diese dann einfach weiterzuleiten - automate everything.
5. Mit der Unternehmen-Online App kann ich nach diesen Kategorien auch Bar-Belege scannen und hochladen, danach schmeiße ich die Belege weg. Das ist für mich eine große Erleichterung und sorgt dafür, dass ich nichts vergesse, weil ich das Papier verdödelt habe. 
6. Mein Credo dabei: Bis zum Ende des Monats muss alles bereits archiviert sein, und das klappt mit den beschriebenen Mitteln eigentlich ganz ok.

• Unternehmen Online hat Lizenzkosten, die weitgehend ok sind (ich glaube 20 € / Monat)
• Das Programm ist mit beinahe allen Banken kompatibel. Wichtig ist, dass du darauf achtest, dass deine Bank auch eine Schnittstelle zu Unternehmen Online hat.

Ich habe mir bis dato mehrere Alternativen angeschaut, aber bis jetzt konnte der echte Steuerberater, mit Beratung, Buchungen und Co. noch nicht ersetzt werden, weder monetär noch im Sinne der Effizienz.